EUIS

A. Gambaran Umum

Collaborative software  (juga disebut sebagai groupware) adalah  aplikasi yang dibuat untuk

mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu .

Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan

komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka.

B. Groupware dan Tingkatan Kolaborasi

Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkat kolaborasi:

a) Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah

b) Conferencing  (atau tingkat kolaborasi)  mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan

bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.

  Perangkat Konferensi Elektronik

Alat konferensi elektronik memudahkan berbagi informasi, tetapi dalam cara yang

lebih interaktif. Contohnya antara lain:

  Forum Internet (juga dikenal sebagai papan pesan (message board) atau papan

diskusi (discussion boards))  -  sebuah platform diskusi virtual untuk

memfasilitasi dan mengelola pesan teks secara online

  Online chat  -  sebuah platform diskusi virtual untuk memfasilitasi dan

mengelola pesan teks secara real-time

  Instant messaging

 Telephony - telepon memungkinkan pengguna untuk berinteraksi

 Video conferencing - PC yang terhubung ke jaringan berbagi video dan sinyal

audio

 Data conferencing - PC yang terhubung ke jaringan berbagi papan tulis umum

yang setiap pengguna dapat memodifikasi

  Application sharing  -  pengguna dapat mengakses dokumen bersama atau

aplikasi dari komputer masing-masing secara bersamaan di waktu real-time

  Electronic meeting system (EMS)  -  awalnya alat ini digambarkan sebagai

"sistem pertemuan elektronik," dan dibangun menjadi ruang pertemuan.

Kamar khusus ini biasanya memiliki proyektor video yang saling terkait

dengan banyak PC, namun sistem pertemuan elektronik telah berkembang menjadi berbasis web, kapanpun, sistem tempat apapun yang akan

mengakomodasi peserta pertemuan "terdistribusi" yang mungkin tersebar di

beberapa lokasi.

c) Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan

menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah

memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap orang harus memberikan kontribusi

permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka

dengan situasi yang berlangsung  -  tetapi semua orang melakukan hal berbeda  - agar tim

menang . Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju

tujuan bersama: manajemen kolaboratif.

  Perangkat Manajemen (Koordinasi) Elektronik

Perangkat manajemen kolaboratif memfasilitasi dan mengelola kegiatan kelompok.

Contohnya antara lain:

  Kalender elektronik (juga disebut manajemen waktu perangkat lunak) - jadwal

acara dan secara otomatis memberitahu dan mengingatkan anggota kelompok

 Sistem manajemen proyek  -  jadwal, track, dan memetakan langkah-langkah

dalam sebuah proyek karena sedang diselesaikan

  Online proofing  -  berbagi, mereview, menyetujui, dan menolak web proofs,

karya seni, foto, atau video antara desainer, pelanggan, dan klien.

 Workflow systems  - manajemen kolaboratif tugas dan dokumen dalam proses

bisnis berbasis pengetahuan

  Knowledge management systems - mengumpulkan, mengatur, mengelola, dan

berbagi berbagai bentuk informasi

 Enterprise bookmarking  -  mesin bookmark kolaboratif untuk men-tag,

mengatur, berbagi, dan mencari data perusahaan

  Prediction markets  -  membiarkan sekelompok orang bersama-sama

memprediksi hasil dari peristiwa masa depan

  Extranet sistem (terkadang juga dikenal sebagai 'extranet project')  -

mengumpulkan, mengatur, mengelola dan berbagi informasi terkait dengan

pengiriman proyek (misalnya: pembangunan gedung)

 Social software system - mengatur hubungan sosial kelompok

 Online spreadsheets - berkolaborasi dan berbagi data terstruktur dan informasi 

C. Sistem Groupware

Groupware dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara, salah satunya adalah kapan dan di

mana seorang pekerja mengikuti kerja kelompok.

Sistem Groupware

Teknologi groupware dapat digolongkan menjadi dua dimensi utama : 

1.  Waktu, ketika user dari groupware bekerja sama dalam waktu yang sama

(realtime/synchronous gropuware) atau waktu yang berbeda (asynchronous groupware).

Groupware dapat  dijalankan di waktu yang berbeda misalnya dengan email, forum

diskusi,  share editing. Tampilan harus dapat dilihat oleh setiap pengguna lengkap

dengan penunjuk waktu kapan terakhir pengguna menggunakan aplikasi tersebut. 

2.  Tempat, ketika user dari gropuware  bekerja pada tempat yang sama (colocated/face to

face) atau tempat yang berbeda (non colocated/ distance).  Groupware dapat

menggabungkan pengguna yang lokasinya berjauhan, misalnya dengan adanya video

conference, meeting room, chatting ataupun messanger. Groupware jenis ini lebih

banyak berbasis web, agar dapat diakses secara bersamaan di lokasi yang berjauhan.

D.  Manfaat Penggunaan Groupware

Ada beberapa jenis manfaat yang didapat jika sebuah organisasi menggunakan software

Groupware . Beberapa diantaranya adalah: 

1.  Membantu meningkatkan komunikasi dalam sebuah tim baik komunikasi secara

synchronous maupun secara asynchronous.

2. Fasilitas sharing  informasi dan distribusi dokumen, suatu tim dapat memanfaatkan

banyak dokumen secara bersama melalui sistem yang mirip seperti file sharing . 

3. Dapat mengatur dan memonitor proyek-proyek yang ditangani oleh sebuah tim,

dengan adanya fasilitas ini proyek yang besar dapat ditangani oleh seorang project

manager yang mempekerjakan beberapa orang dalam suatu tim. 

4. Dukungan untuk mengatur alur kerja ( workflow ) dan membuat otomatis suatu